Science Compass | Reportistica finale e rendicontazione possono essere fasi strategiche del processo di finanziamento
Al termine di un progetto è spesso obbligatorio presentare all’ente finanziatore una relazione dettagliata circa l’impiego dei fondi ricevuti e i risultati conseguiti. Nella maggior parte dei casi, questa relazione si riduce ad una macchinosa e poco efficace procedura burocratica. Invece, potrebbe avere una forte valenza strategica sia per chi eroga i fondi che per coloro che li ricevono.
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Finanziamenti: trasformare la rendicontazione finale in azione strategica

Al termine di un progetto è spesso obbligatorio presentare all’ente finanziatore una relazione dettagliata circa l’impiego dei fondi ricevuti e i risultati conseguiti. Nella maggior parte dei casi, questa relazione si riduce ad una macchinosa e poco efficace procedura burocratica. Invece, potrebbe avere una forte valenza strategica sia per chi eroga i fondi che per coloro che li ricevono.

 

Indipendentemente dalle loro dimensioni e dal settore, gli enti non profit (pubblici e privati) che erogano finanziamenti per sostenere iniziative o progetti hanno in comune due esigenze: 1) verificare che i propri fondi siano stati spesi effettivamente per quell’iniziativa o quel progetto e 2) assicurarsi che i fondi producano il massimo risultato possibile e auspicabilmente inneschino un circolo virtuoso di crescita e innovazione. Il modo più comune di compiere queste verifiche è attraverso la richiesta di una relazione finale dettagliata.

La relazione finale è una condizione obbligatoria della maggior parte dei bandi di finanziamento ma è spesso interpretata solo come un’operazione di rendicontazione, una mera azione compilativa che in genere porta poco valore a chi la esegue e a chi la riceve. Se, infatti, permette di tracciare e dimostrare l’impiego dei fondi, dall’altro si presta male alla verifica del progresso realmente compiuto e informa poco su questioni strategiche.

A dimostrarlo è la struttura stessa di queste relazioni che si basano su moduli predefiniti con campi da compilare che sono grosso modo sempre li stessi. Sia che si tratti di progetti sociali sia che si tratti di progetti di ricerca, le relazioni finali generalmente di articolano intorno a: attività svolte, problemi incontrati, soluzioni adottate per risolverli, risultati, impiego dei fondi. In buona sostanza, nella maggior parte dei casi, l’ente erogatore richiede informazioni non specifiche utilizzando un formato che va bene per tutto e per tutti.

Invece, la relazione finale al termine di un progetto oltre ad essere uno strumento di verifica può essere uno strumento per quantificare e valutare il progresso compiuto e per informare e guidare le scelte future sia dell’ente finanziatore sia di coloro che svolgono il lavoro sul campo.

Come migliorare, allora, questa procedura? Ecco due possibili soluzioni:

Strutturare moduli che contengano domane chiare e coerenti con il progetto, domande che mirino a stimolare riflessioni sugli obiettivi iniziali e sui risultati conseguiti. È consigliabile limitare le domande aperte e guidare la compilazione con spiegazioni dettagliate di cosa si vuole sapere circa il progetto svolto. Idealmente, il modulo per la relazione finale dovrebbe essere allestito ad hoc per ciascun progetto finanziato (o almeno per tipologia di progetto) e dovrebbe essere basato su una conoscenza adeguata di ciò che si è finanziato.

Instaurare una comunicazione efficace tra l’ente che eroga i fondi e coloro che li ricevono. La comunicazione è essenziale per tutta la durata del progetto e lo è durante la fase di rendicontazione perché facilita la compilazione della relazione finale e permette di mettere a fuoco cosa che ha funzionato (e cosa non) in modo più informativo. Gli enti erogatori dovrebbe essere sempre disponibili a guidare i destinatari dei loro fondi in questo processo mantenendo aperto un canale di interazione continua.

È chiaro che ripensare la reportistica finale in questa chiave richiede impegno e investimenti. Nel caso delle grandi organizzazioni, che finanziano molti progetti ogni anno, potrebbe implicare una rivisitazione dell’organizzazione del lavoro o l’acquisizione di nuovo personale. Mentre nel caso di piccoli enti finanziatori, potrebbe voler dire tagliare alcune attività per dedicarsi a questa operazione di verifica e scambio.

Di contro, una reportistica finale più efficace può avere un duplice effetto: può servire a migliorare i programmi di finanziamento degli enti erogatori e può migliorare il lavoro sul campo da parte dei destinatari dei fondi.

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